Formulario de liberación de equipos

El uso de herramientas y equipos nos permite completar diferentes tareas rápida y fácilmente, sin perder un dedo o dos. Y en una organización en la que todo se hace con la precisión de un reloj, es necesario prestar el equipo de la empresa para mantener el negocio en funcionamiento. Pero lo que es más importante, cada equipo prestado debe estar bien documentado y registrado en un formulario de liberación de equipo. Aprenda a utilizar y crear estos formularios para que sus operaciones sigan funcionando sin problemas. Lee mas

Descargar PDF

¿Qué es un formulario de liberación de equipo?

Hay diferentes herramientas y equipos para cada tipo de trabajo. Además de los que ya se les han proporcionado a sus empleados, a veces pueden necesitar un equipo especial para situaciones especiales. Un formulario de liberación de equipo documenta y registra cada pieza de equipo que le prestó. Registra todo, desde la información del prestatario, los tipos y la cantidad de equipo liberado, así como sus fechas de retiro y devolución. Además, el prestatario también puede especificar la razón y el propósito de pedir prestado dicho equipo si así lo desea.

Además, un formulario de liberación de equipo también indica y especifica la parte que asume la responsabilidad por la pérdida y los daños del equipo prestado. Aparte de eso, también indemniza a la empresa por cualquier daño a la propiedad, lesiones personales y otros eventos adversos durante el uso o posesión del equipo prestado.

Por último, cualquier persona que desee pedir prestado un determinado equipo debe completar y firmar este formulario antes de poder hacerse con dicho equipo. Por el contrario, el formulario también debe estar firmado por el custodio a cargo antes de entregar el equipo al prestatario.

Cómo crear un formulario de liberación de equipo

El préstamo y la cesión de equipos de la empresa son muy comunes en el lugar de trabajo, aunque no con frecuencia. Pero, independientemente de si es frecuente o no, poder realizar un seguimiento y dar cuenta de cada pieza de equipo significa evitar que se produzcan retrasos en cualquier momento en el futuro, debido a equipos rotos, perdidos e imposibles de rastrear. A continuación, presentamos algunos consejos sobre cómo crear un formulario de liberación de equipos e implementar la responsabilidad de las cosas grandes y pequeñas dentro de su empresa.

1. Obtenga la información del prestatario

Lo último que quieres hacer es prestar tu equipo a un completo desconocido. Entonces, de la misma manera, lo primero que debe hacer es obtener y conocer la identidad del prestatario antes de entregarle un equipo. Puede hacerlo preguntando su información personal, como su nombre, número de identificación, el departamento para el que trabajan y sus datos de contacto. También puede ir tan lejos como pedir su dirección si siente la necesidad de hacerlo. O mejor aún, solicite sus identificaciones como requisito adicional además de firmar un formulario de liberación de equipo.

2. Conozca los aspectos específicos del préstamo del equipo

Lo siguiente que debe saber después de identificar al prestatario es saber el «por qué» y el «cuándo» de pedir prestado el equipo. Para hacer esto, puede comenzar preguntando cuándo el prestatario necesita que se le entregue el equipo y cuándo devolverá el equipo después de usarlo. Y, luego, puede preguntar los motivos para pedir prestado el equipo, dónde o para qué trabajo lo van a usar. Esto le ayudará a decidir si libera o no el equipo que necesitan. Además, también puede consultar o verificar con sus supervisores y evitar perder algunos de sus activos.

3. Enumere todo el equipo prestado

Un formulario de liberación de equipo documenta la liberación y devolución del equipo prestado para un trabajo específico. Por eso es importante hacer una lista de todo el equipo solicitado por el prestatario. Puede hacer esto registrando la cantidad de equipo que necesita el prestatario, así como su tipo y descripción. Esto le permitirá conocer los equipos prestados y evitará que se produzcan retrasos por falta de equipo. Para hacerlo más seguro, también es mejor documentar cada uno de los números de serie del equipo.

4. Permita que el prestatario acepte los términos y condiciones

Pedir prestado algo puede no implicar pagar una suma por ello. Sin embargo, no significa que el prestatario pueda hacer lo que quiera. Debe establecer los términos y condiciones para tomar prestado dicho equipo y asegurarse de que el prestatario esté de acuerdo con ellos. Esto incluye indemnizarse a sí mismo y asignar la responsabilidad del equipo al prestatario. Esto le ayudará a protegerse a sí mismo y a su empresa de cualquier reclamo y demanda contra daños y lesiones. También protege su equipo contra el mal uso, la negligencia y la pérdida.

5. Autorizar la liberación del equipo

Autorizar la liberación del equipo significa aprobar la solicitud del prestatario de una determinada pieza de equipo. Puede hacer esto firmando en el propio formulario. La autorización de la liberación del equipo ocurre después de verificar la identidad del prestatario, identificar el propósito de pedir prestado el equipo, enumerar el equipo solicitado y establecer sus fechas de liberación y devolución. Esto es para asegurarse de que entregó el equipo a la persona adecuada y evitar que lo pierda.

Preguntas frecuentes

¿Dónde más podemos usar un formulario de liberación de equipos?

Se puede utilizar un formulario de liberación de equipos para liberar herramientas, equipos de protección y otros equipos en empresas, fábricas y escuelas. Incluso los parques de atracciones y los centros de ocio pueden utilizar estos formularios junto con una exención de actividad .

¿Es un formulario de liberación de equipo similar a un contrato de arrendamiento de equipo?

Sí, ya que ambos describen los términos y condiciones para pedir prestado un determinado equipo. Sin embargo, la diferencia entre estos documentos es que la liberación de equipo es para el equipo que se usa dentro de la instalación. Un arrendamiento de equipo, por otro lado, es para prestar equipo a partes fuera de la instalación por un período definido.

¿Qué pasa si el prestatario no devuelve el equipo a pesar de haber firmado un formulario de liberación de equipo?

Hay muchas cosas que puede hacer si el prestatario no devuelve el equipo a pesar de haber firmado un formulario de autorización. Puede enviar una carta de demanda al prestatario, como lo hace con los préstamos personales, o demandar al prestatario por robo.

Prestar herramientas y equipos a quienes lo necesitan también nos permite lograr un objetivo común. Sin embargo, nunca podemos darnos el lujo de ser complacientes, ya que estos objetos pueden ser robados fácilmente o causar daños a vidas y propiedades a través del uso indebido. Por lo tanto, debe exigirse una liberación de equipo para cada equipo que entregue a cada prestatario que lo solicite.

 

 

Deja un comentario